ようこそ、このブログへ。リックです。

​苦情を言うのが好きで、常に苦情を並べ立てる人もいますが、通常は避けたいと思う行為です。でも、苦情を申し入れないとならない場合があります。

今回は、この避けたい場面で、避けると損をしたり、後々にも影響が出る場合の書き方をお見せします。

1. 何が問題であるか、詳しく述べるところから始めます。年月日、注文番号、関連書類の添付など、とにかく相手とのやり取りが特定できる情報は必須です。

• During the past few months, there has been a substantial increase in the dollar amount of color printer toner purchased. - ここ数ヵ月、カラープリンターのトナーの購入金額が相当増加しています。
• I cannot accept your reply regarding the attached production complaints. - 添付の生産に関する苦情に対する御社の回答に納得がいきません。

2. 合理的に、自分の立場、視点を書きます。

• This has led to a variety of of problems. Internal paperwork has left much to be desired. Our accounting department has this issue under study. - このことから、数々の問題が出ています。内部書類にかなりの不備があります。経理部がこの件につき調査を始めました。
• The statement that the pipes are not likely to leak does not answer our complaint that the rejected pipes are leaking―especially when our company is asking for a refund. - 納品を差し戻したパイプが漏れるという当社の苦情に、「パイプが漏ることがありそうもない」では回答になっていません。特に、当社は、代金払い戻しを申し入れているのです。 

3. 特定の調整なり、訂正を示唆します。

• In the future, before a commitment to purchase toner is made, I want to review the price and budget. - 今後は、トナー購入の約定をする前に、価格と予算を見直したいと思います。
• Please provide a more acceptable answer to these complaints by April 15. - 4月15日までにこれらの苦情に対する、より許容可能な回答をご提供下さい。

ひな形は、

Dear Mr. Rogers,

The enclosed external hard disk was not what the catalog specification said it to be, so I am returning it.

Not only was the specification different, but the color sent to me was not the one I ordered.

I am enclosing the catalog page. If you can send me the hard disk described in the color I ordered, please do; otherwise, I would like a full refund.

Sincerely, 
Mary Glenn

ロジャーズ様

同封した外付けハードディスクは、カタログのスペックに記載されていたものではないので、返品致します。

スペックが異なっていただけでなく、色も注文したものではありませんでした。

カタログのページを添付致します。記載のハードディスクで私が注文した色があれば、どうぞお送り下さい。なければ、全額の払い戻しをお願いいたします。

敬具
メアリ・グレン

ようこそ、この記事へ。リックです。


招待状の書き方や断り方、さらに、断られた時の返答などについては当社のブログに書いたことがあるので、今日は、招待を受け入れる時の書き方について話します。

招待してもらうことは喜ばしいことですので、暖かい感謝の気持ちと、楽しみにしているという期待を表現します。

書き出しは、

I shall be happy to accept ...
喜んで～へのご招待お受けします。
​
や

I would be happy to accept ...

もいいですね。 この、 happy が、 delighted でも同じことが言えます。また、 I の代わりに、 My husband and I 主人も私も、や、 MY wife and I 家内も私も、と主語を変えてもいいでしょう。 accept の後には、 your invitation ご招待を、お受けさせていただきます、など、が使えます。accept の代わりに、 attend 出席します、や、 participate in ~ に、参加させていただきます、も使えます。

招待を受ける旨を伝えた後は、

It was thoughtful of you to invite me to ...
～に私を招待してくれたお気持ちに感謝します。

Thank you so much for thinking of me.
私のことを忘れずにおいで下さりありがとうございます。

Thank you for your invitation to ...
～へのご招待ありがとうございます。

がよく使われる例です。

to ... のところは、 to the event イベントへ、to your wedding ceremony あなたの結婚式に、 to your wedding party あなたの披露宴に、 to your birthday party あなたの誕生日パーティーに、 to your Christmas party あなたのクリスマスパーティーに、など、色々変えて使えます。

そして、続けて、

We look forward to seeing you again.　
再びお目にかかれることが楽しみです。

We always enjoy a seasonal celebration.　
四季折々の祝い事は、いつも楽しいものです。

It will be a pleasure to meet the committee members.
委員会の面々にお目にかかれることを嬉しく思います。

You can count on my being there.
必ず行きます。

​のような表現を入れるといいですよ。

ひな形は、

Dear Mr. Sanders,

Thank you for the invitation to speak at the volunteer committee meeting. You suggested reviewing last year's successful volunteer-led projects. I think that is a great idea. I plan to emphasize the positive aspects and suggest how you can build upon the techniques that worked to strengthen this year's projects. 

I will be at your meeting place a little before 7:00 p.m. on Friday, November 17.

I am happy to do what I can to help your activities.


Sincerely,
Ron Thompson