BizEmail 3 - 苦情

苦情のメール

苦情を言うのが好きで、常に苦情を並べ立てる人もいますが、通常は避けたいと思う行為です。でも、苦情を申し入れないとならない場合があります。

今回は、この避けたい場面で、避けると損をしたり、後々にも影響が出る場合の書き方をお見せします。

1. 何が問題であるか、詳しく述べるところから始めます。年月日、注文番号、関連書類の添付など、とにかく相手とのやり取りが特定できる情報は必須です。

• During the past few months, there has been a substantial increase in the dollar amount of color printer toner purchased. - ここ数ヵ月、カラープリンターのトナーの購入金額が相当増加しています。
• I cannot accept your reply regarding the attached production complaints. - 添付の生産に関する苦情に対する御社の回答に納得がいきません。

2. 合理的に、自分の立場、視点を書きます。

• This has led to a variety of of problems. Internal paperwork has left much to be desired. Our accounting department has this issue under study. - このことから、数々の問題が出ています。内部書類にかなりの不備があります。経理部がこの件につき調査を始めました。
• The statement that the pipes are not likely to leak does not answer our complaint that the rejected pipes are leaking―especially when our company is asking for a refund. - 納品を差し戻したパイプが漏れるという当社の苦情に、「パイプが漏ることがありそうもない」では回答になっていません。特に、当社は、代金払い戻しを申し入れているのです。 

3. 特定の調整なり、訂正を示唆します。

• In the future, before a commitment to purchase toner is made, I want to review the price and budget. - 今後は、トナー購入の約定をする前に、価格と予算を見直したいと思います。
• Please provide a more acceptable answer to these complaints by April 15. - 4月15日までにこれらの苦情に対する、より許容可能な回答をご提供下さい。

ひな形は、

Dear Mr. Rogers,

The enclosed external hard disk was not what the catalog specification said it to be, so I am returning it.

Not only was the specification different, but the color sent to me was not the one I ordered.

I am enclosing the catalog page. If you can send me the hard disk described in the color I ordered, please do; otherwise, I would like a full refund.

Sincerely, 
Mary Glenn

ロジャーズ様

同封した外付けハードディスクは、カタログのスペックに記載されていたものではないので、返品致します。

スペックが異なっていただけでなく、色も注文したものではありませんでした。

カタログのページを添付致します。記載のハードディスクで私が注文した色があれば、どうぞお送り下さい。なければ、全額の払い戻しをお願いいたします。

敬具
メアリ・グレン

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